Budowa kasy i obsługa, aspekty konstrukcyjne

Nowe, onlineowe kasy fiskalne nadal będą kasami sprzętowymi. Na początku prac nad rozporządzeniem pojawiały się pomysły, aby była to "kasa softwareowa".
Kasy fiskalne będą miały nadal pamięć fiskalną a jej pojemność to 1830 raportów dobowych. Pamięć fiskalna będzie mogła być wymieniana po jej zapełnieniu. Będzie to jednak inna dużo większa pamięć gdyż oprócz raportów dobowych musi pomieścić jeszcze wiele innych zapisów np. zdarzenia występujące na kasie.
Kasa będzie posiadać układy szyfrujące i przechowujące klucze prywatne kasy służące do podpisywania danych transmitowanych do Repozytorium oraz wydruków.
Kasy będą musiały mieć funkcję aktualizacji oprogramowania. Wystarczy, że producent przeprowadzi homologację nowszej wersji programu i umieści nową wersję na serwerze a kasa będzie mogła pobrać ten program i przeprowadzić proces aktualizacji.
Każda kasa będzie obowiązkowo mieć możliwość współpracy z terminalem płatniczym. Komunikacja odbywać się będzie według ustalonego, wspólnego dla wszystkich kas i terminali protokołu komunikacyjnego.
Rozporządzenie dokładnie określi również warunki techniczne dla kas specjalizowanych: dla taksówek, sprzedaży automatycznej, bileterek.

Pamięć fiskalna i dane rejestrowane przez urządzenie

Nowością w kasie będzie "pamięć chroniona" - w niej będą się zapisywały w postaci elektronicznej wszystkie wydruki wydawane przez kasę. Nie będzie to pamięć - jak obecnie - dostępna dla użytkownika, nie będzie on mógł jej wyjąć z urządzenia. Będzie można ją odczytać za pomocą programu komputerowego. Pamięć ta będzie podlegać wymianie wraz z wymianą pamięci fiskalnej.
W katalogu zdarzeń kasy będą rejestrowany m.in. zmiany stawek podatku, zmiana czasu, zmiana waluty ewidencyjnej, zerowania pamięci operacyjnej, błędy weryfikacji danych, włączenia i wyłączenia trybu serwisowego w kasie, wykonanie obowiązkowego przeglądu serwisowego, itp.
Oprócz rejestracji sprzedaży towarów i usług na paragonach fiskalnych kasy będą rejestrować również przyjęcia oraz rozliczenia zaliczek.
Nie będą jednak rejestrowane na kasie zwroty towarów oraz reklamacje  - Ministerstwo Finansów wycofało się z tego pomysłu.
Opisy drukowanych na paragonie towarów (usług) będą mogły zawierać kodu kreskowe lub 2D
Nowe kasy będą mogły drukować raporty okresowe, miesięczne i rozliczeniowe w postaci skróconej (podsumowanie) również jako fiskalne.
Wszystkie zarejestrowane w pamięci fiskalnej zdarzenia będą drukowane na fiskalnym raporcie zdarzeń.

Komunikacja i łączność

Każda kasa będzie musiała komunikować się z repozytorium (serwerem Ministerstwa Finansów) i zgodnie z ustalonym harmonogramem przekazywać do niego żądane dane - zazwyczaj będą to paragony, raporty dobowe i zdarzenia zarejestrowane na kasie od ostatniego połączenia z repozytorium.
Komunikacja kas z repozytorium odbywać się będzie poprzez dowolne łącze internetowe: przewodowe Ethernet, WiFi, GSM.

Fiskalizacja i obsługa serwisowa

Za pomocą kasy serwisant będzie dokonywał zgłoszenia podatnika do urzędu skarbowego (tzw. pre-fiskalizacjia) przekazując wszystkie dane podatnika. W wyniku tego zgłoszenia z repozytorium zostanie przesłany do kasy numer ewidencyjny. Pre-fiskalizacja będzie musiała odbyć się w trybie online, czyli z połączeniem przez internet z repozytorium.
Przyznany numer ewidencyjny konieczny będzie do przeprowadzenia faktycznej fiskalizacji kasy, czyli (jak obecnie) uruchomienia pamięci fiskalnej.
(aktualizacja 28.12.2016 - w ostatniej wersji projektu pre-fiskalizacja została wyeliminowana. Fiskalizacja będzie w trybie on-line, z równoczesnym przesłaniem "zgłoszenia" oraz pozyskaniem numeru ewidencyjnego dla kasy z repozytorium).
Przegląd ustawowy kasy musi być wykonany "lokalnie" z obowiązkowym włączeniem trybu serwisowego w kasie - kasa raportuje to do repozytorium i w raporcie zdarzeń. Włączenie trybu serwisowego musi wiązać się ze zdjęciem plomby serwisowej. Również w trybie serwisowym należy wykonać fiskalizację kasy, konfigurację połączenia z repozytorium, zmianę czasu więcej nić 2 godziny, wyprowadzenie kasy ze stanu błędu (poza takimi, które kasa sama potrafi "naprawić").

E-paragony

Każda kasa będzie miała mechanizm drukujący a wydruk każdego paragonu będzie zawsze obowiązkowy. eParagon, czyli przekazanie klientowi elektronicznej postaci paragonu będzie dodatkową możliwością każdej kasy fiskalnej.
Każdy nabywca będzie mógł zarejestrować na specjalnej stronie internetowej swój adres e-mail i otrzyma do niego identyfikator w postaci kodu cyfrowego (kreskowego). Może również podać identyfikator swojej karty kredytowej. Przekazując sprzedawcy swój „kod nabywcy” podczas zakupów lub przy płatności kartą jej identyfikator jest przekazywany do kasy. Na podstawie tych danych kasa pobiera z serwera adres email nabywcy i przesyła na niego paragon w postaci elektronicznej.