Czy moja firma może być przedmiotem e-kontroli?

Jak dotąd, jednoosobowe działalności gospodarcze oraz tzw. mikrofirmy, a więc podmioty które zatrudniają mniej niż 10 osób oraz osiągają roczny obrót poniżej 2 milionów Euro (na 2016 rok wartość ta w złotówkach wynosi 8 523 000 zł) nie były dotąd objęte rewolucją, która została rozpoczęta w ubiegłym roku przez Ministerstwo Finansów w zakresie dodatkowych obowiązków sprawozdawczych dla firm i nowych standardów kontroli podatkowych. Już niedługo ta sytuacja ulegnie zmianie.

Od stycznia 2018 r. każda firma prowadząca działalność w Polsce jako podatnik VAT będzie musiała obowiązkowo przesyłać co miesiąc do urzędu skarbowego tzw. Jednolity Plik Kontrolny. Obowiązek ten będzie obejmował więc również mikroprzedsiębiorstwa oraz firmy prowadzone w formie jednoosobowej działalności gospodarczej.

Moja firma nigdy nie wysyłała JPK, co będzie trzeba zrobić?

JPK to comiesięczne, obowiązkowe raporty z zakresu transakcji sprzedaży i zakupu, ujmowane w deklaracji VAT, a więc w ewidencji VAT, którą jest obowiązana prowadzić każda firma. Tyle, że od 2018 ewidencje będą musiały zostać przygotowane w specjalnym pliku w formacie xml, opatrzone podpisem kwalifikowanym i przesłane elektronicznie do urzędu skarbowego do 25 dnia kolejnego miesiąca.

Rozliczam się kwartalnie, czy JPK będę również przesyłać za dany kwartał? 

Niestety dla firm, które dotąd rozliczały się kwartalnie, nowe obowiązki mogą okazać się największym wyzwaniem, ponieważ dla miesięcznego obowiązku przesyłania JPK nie przewidziano żadnych wyjątków. Oznacza to, że nawet w przypadku, gdy deklarację będziemy składać za cały kwartał, za poszczególne miesiące kwartału wszystkie transakcje będą musiały zostać odpowiednio zaksięgowane i na tej podstawie zostanie wygenerowany miesięczny JPK. Ewidencje VAT przesłane do urzędu za poszczególne miesiące muszą się sumować do danych wykazanych później w kwartalnej deklaracji VAT.

Prowadzę rejestry VAT w plikach Excel. Czy mogę je w tej formie wysyłać do urzędu? 

Pliki JPK należy wysyłać w specjalnym ujednoliconym standardzie i formacie xml, dlatego pliki w formacie Excel nie spełniają tych wymogów. Nowy obowiązek elektronicznej wysyłki JPK to nie jedyna zmiana dla firm, które dotąd nie korzystały z oprogramowania księgowego. Od 2018 r. również deklaracje VAT będą wymagane wyłącznie w formie elektronicznej, dlatego posiadanie odpowiednich funkcjonalności umożliwiających bezpośrednie wygenerowanie i wysłanie zarówno JPK jak i deklaracji VAT bezpośrednio z systemu księgowego może okazać się dużym ułatwieniem w prowadzeniu działalności.

Czy urząd może na podstawie przesłanych ewidencji stwierdzić nieprawidłowości w moich rozliczeniach?

Dzięki wpływowi JPK a więc comiesięcznych danych o transakcjach zakupu i sprzedaży otrzymywanych od wszystkich firm rozliczających VAT, organy skarbowe uzyskują narzędzie do bezpośredniej weryfikacji zadeklarowanych danych poprzez np. porównanie plików JPK przesłanych przez dwie strony danej transakcji. W przypadku gdy dana transakcja różni się w sposobie zaewidencjonowania po stronie nabywcy i sprzedawcy (np. kwoty VAT wykazanego jako należny i naliczony nie uzgadniają się), organy skarbowe otrzymują od razu taką informację, bez potrzeby prowadzenia dodatkowej kontroli w siedzibie danej firmy, czy kontroli krzyżowej. Jak obserwujemy wśród większych podmiotów, które już przesyłają JPK, organy skarbowe już korzystają z możliwości porównania danych i w przypadku stwierdzenia niezgodności wysyłają mailowe zawiadomienie do podatnika o stwierdzonych różnicach.

Transakcje i ich ewidencjonowanie podatkowe są więc pod ścisłym nadzorem, warto zatem już teraz pomyśleć o narzędziach, które pozwolą sprostać nowym obowiązkom w najbardziej efektywny sposób.